【霞ヶ関FAX廃止】地方公務員はいつFAX廃止に?どう備える?元公務員が解説!

霞ヶ関

こんにちは、サキガケです。
R3年3月に地方公務員を退職し、現在は自営業をしながらブログを書いています。

先日、河野太郎大臣が「6月中に霞ヶ関の各省庁からFAXを廃止する」と発表しました。


現役公務員

「6月で廃止なのに6月に発表ってキツイな。
うちの職場でもはやく廃止されないかな〜。
でも、実際FAX廃止になったら何をすればいいんだろう…。」

今回は現役公務員、特に地方公務員の方に向けてお話ししていきます。

”FAX廃止”について、今回は各省庁で廃止すると発表されましたが、地方公務員でも廃止になるのは時間の問題。

日頃から仕事の効率化を図っている方にとっては朗報ですね。

一方で、いざFAX廃止になったら何をすればいいか、きちんと考えられていますか?

今のうちに手を打っておかないと、対応に追われ残業することになったり、

今までFAXを使っていた業者とのやりとりが上手くできずクレームに発展したりする可能性があります。

そこで今回は、霞ヶ関のFAX廃止について深掘りするとともに、いずれ来る地方公務員のFAX廃止に向けて今日からできることを解説します。

本記事を読むメリット

  • 霞ヶ関FAX廃止のニュースに詳しくなる
  • 今より仕事が効率化される
  • スムーズな対応で上司や同僚からの信頼アップ
目次

6月中に霞ヶ関からFAX廃止

ファックスの画像です

今回のニュースを簡単にまとめると、

  • 霞ヶ関でのFAX利用を6月中に廃止
  • 理由は「テレワークを妨げる要因の一つだから」
  • 災害対応の業務などは例外

「ついに来たか」という感じですよね。

この通知がされたのは6月7日付のようなので、廃止までの期間は1ヶ月もないという…。

霞ヶ関で働く公務員の方々はただでさえ激務なのに、
FAX廃止の対応に追われる…といった姿が容易に想像できます。本当にお疲れ様です。

海外からは笑い者だった

これまでも”FAX不要論”は唱えられてきており、海外からは、

「博物館にある”ファクシミリ”というものが日本では現役で使われている」

と笑い者にされているとか。

とはいえ、公務員職場ではいまだにFAXが現役バリバリです。
特に住民と密接に関わる地方自治体では「FAXがなくては仕事にならない!」という声も少なくないのではないでしょうか。

地方公務員のFAX廃止はいつ?

結論をお伝えすると、地方公務員のFAX廃止については明言されていません。
ハンコ廃止もまだ普及し切っていないことを踏まえると、1年後以降だろうと予想されます。

とはいえ、地方公務員にもFAX廃止の波は必ず来ます。
その時のために、今から備えていきましょう。

地方公務員のFAX事情(実体験)

angyr-man

ここからは、僕が実際に体験した「地方公務員のFAXにまつわる“あるある”」を3つお伝えしたいと思います。

  • FAXしましたの電話
  • データを印刷してFAX
  • FAX受付→手書きメモ→エクセル打ち直し

FAXしましたの電話

これはわりとあるあるですよね。

相手方にFAXが届いているかとか、担当者の手元に渡っているかを確認したいとか、

重要な書類だから他の人に見られていないかといった不安から「FAXしました」の電話をかけてしまいますよね。

しかし、メールで連絡をすれば全てが解決します。

メールならアドレスが違えばエラーで返ってきますし、
相手方が確認しているか知りたい場合は「返信ください」の一言を添えればOKです。

さらに、重要な書類であればなおさらFAXで送っている場合ではないです。

番号が間違っていたら外部に流出してしまいますし、
無事届いていたとしても、営業のFAXと一緒に処分されてしまう可能性だってあります。

重要な書類であれば、メールで送りましょう。

データを印刷してFAX

相手の業者がメールに対応していないパターンですね。

田舎の自治体だと老舗の業者が多く、
60代〜70代の方とやり取りをしなくてはならないので、ほとんどがこのパターンだと思います。

  1. 書類をデータで作成
  2. FAXで相手に送る
  3. 修正点がFAXで返ってくる
  4. データを修正
  5. 印刷してFAX

僕も田舎の役所で勤めていたので、ほとんどがこのパターンでした。

FAXでやりとりをするたびに、

「何をやっているんだ俺は。」

と、泣きそうになっていましたね。笑

これに関しては、自治体側で対処することができないのが辛いところです。

FAX受付→手書きメモ→エクセル打ち直し

イベントなどの申込み受付でのあるある。
僕が公務員だった時には、50代の会計年度任用職員の方がやっていました。

つまり、アナログ派の方がやりがちな”あるある”です。

  1. FAXで申込みを受け付け
  2. 一旦紙にメモしておく
  3. 締め切りが来てからまとめてデータ入力

言うまでもなく、ムダですよね。

「メールで申込み受け付けをして、エクセルで整理」でも良いのですが、

“グーグルフォーム”を使えば、集計も一度に完了します。

グーグルフォームを簡単に説明すると、申し込み用のサイトを自分で作ることができ、

「氏名・性別・年齢」など、入力してほしい項目も自分で設定することができるサービスです。

Googleアカウントがあれば無料で利用ができ、設定方法も簡単なので「パソコンが苦手…」という方でも安心です。

イベント開催の時にすごく面倒な”申込み受付・参加者集計”の二つが自動化できるので、もの凄い時短になります。

こういったツールを活用してラクしちゃいましょう!

グーグルフォームの使い方はこちら(外部リンクに飛びます)

FAX廃止に向けて今日からできること

いずれ必ず来るFAX廃止に向けて、地方公務員の方々ができることは何があるでしょうか。

僕が思うに、以下の3点です。

  1. 業者と最初からメールでやり取りをする
  2. 書類を送る際はスキャンしてPDFにして、メールで送るクセをつける
  3. イベントの申込みなどはグーグルフォームを活用する

特に、3.グーグルフォームの活用がオススメです。

大変なのは、最初の一歩だけ

先ほど挙げた3つの改善策。
どれも取り組むハードルはそんなに高くないですよね。

一度、仕組みを作ってしまえばあとは時間が生まれ続けます。

公務員として働く皆さんは、忙しい日々をお過ごしのことと思いますが、
こうしたわずかなことの積み重ねが、業務の効率化へと繋がります。

1日でも多く残業をなくし、1分でも早く帰宅しましょう。

公務員の働き方に疑問があるなら転職を視野に

今回は、地方公務員のFAX事情について解説してきましたが、

このブログを書いている僕自身も、

  • FAX社会をはじめとする地方公務員の古い組織風土
  • 仕事全体のスピード感のなさ
  • やりがいのなさ

これらに嫌気がさして公務員を辞めました。

特に、「成長できない組織で時間を浪費することが怖い」というのが一番の理由でした。

この記事を読んでくださっている方は、仕事への意識が高く、上昇志向のある方だと思っています。

もし、公務員としての働き方に疑問があるなら、民間企業への転職も視野に入れてみてはどうでしょうか。

  • 自分がどんな業種で働くことができるのか。
  • どれくらいの年収がもらえそうなのか。

これらは転職エージェントに相談することで全てわかります。

無料で登録ができて、希望する業種の求人を見ることができる上、

あなたのための担当者が付いて、電話面談もしてくれます。(もちろん無料!)

僕も、「公務員を辞めたい!」と思って、
一番はじめに取った行動は転職エージェントへの登録でした。

自分の市場価値を知っておくだけでも、精神的安定に繋がりますよ。

僕が実際に使った転職エージェントはこちら

ちなみに公務員の市場価値については、過去の記事で解説しています。
»公務員の市場価値が低い理由【元公務員が解説します】

まとめ:地方公務員も確実にFAXが廃止になる。
今日から出来ることを。

お伝えしてきたとおり、現時点では地方公務員のFAX廃止の時期は明らかになってはいません。

しかし、確実にFAX廃止の波は来ます。

いつか来るFAX廃止のために、今日から出来ることに取り組んで、業務を効率化していきましょう。

  • 業者と最初からメールでやり取りする
  • 書類を送る際はスキャンしてPDFにして、メールで送るクセをつける
  • イベントの申込みなどはグーグルフォームを活用する

どれか一つからでもいいので、すぐに取り組んでみてください。

このブログでは公務員が自由になるためのブログをコンセプトに、
・公務員の転職
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