こんにちは、サキガケです。
R3年３月に地方公務員を退職し、現在は自営業をしながらブログを書いています。
先日、河野太郎大臣が「6月中に霞ヶ関の各省庁からFAXを廃止する」と発表しました。
【6月中にFAX廃止 各府省に指示】https://t.co/dEqxhvdCdD
河野行政改革担当相が、6月中にFAXを原則廃止するよう、各府省に指示したことがわかった。河野氏は、テレワークの推進や業務効率化の観点から、霞が関でのFAXの利用を原則として6月末までに廃止するよう、7日付で各府省に指示を出した。
— Yahoo!ニュース (@YahooNewsTopics) June 11, 2021
現役公務員
「6月で廃止なのに6月に発表ってキツイな。
うちの職場でもはやく廃止されないかな〜。
でも、実際FAX廃止になったら何をすればいいんだろう…。」
今回は現役公務員、特に地方公務員の方に向けてお話ししていきます。
”FAX廃止”について、今回は各省庁で廃止すると発表されましたが、地方公務員でも廃止になるのは時間の問題。
日頃から仕事の効率化を図っている方にとっては朗報ですね。
一方で、いざFAX廃止になったら何をすればいいか、きちんと考えられていますか？
今のうちに手を打っておかないと、対応に追われ残業することになったり、
今までFAXを使っていた業者とのやりとりが上手くできずクレームに発展したりする可能性があります。
そこで今回は、霞ヶ関のFAX廃止について深掘りするとともに、いずれ来る地方公務員のFAX廃止に向けて今日からできることを解説します。
本記事を読むメリット
- 霞ヶ関FAX廃止のニュースに詳しくなる
- 今より仕事が効率化される
- スムーズな対応で上司や同僚からの信頼アップ
６月中に霞ヶ関からFAX廃止
今回のニュースを簡単にまとめると、
- 霞ヶ関でのFAX利用を６月中に廃止
- 理由は「テレワークを妨げる要因の一つだから」
- 災害対応の業務などは例外
「ついに来たか」という感じですよね。
この通知がされたのは６月７日付のようなので、廃止までの期間は１ヶ月もないという…。
霞ヶ関で働く公務員の方々はただでさえ激務なのに、
FAX廃止の対応に追われる…といった姿が容易に想像できます。本当にお疲れ様です。
海外からは笑い者だった
これまでも”FAX不要論”は唱えられてきており、海外からは、
「博物館にある”ファクシミリ”というものが日本では現役で使われている」
と笑い者にされているとか。
とはいえ、公務員職場ではいまだにFAXが現役バリバリです。
特に住民と密接に関わる地方自治体では「FAXがなくては仕事にならない！」という声も少なくないのではないでしょうか。
地方公務員のFAX廃止はいつ？
結論をお伝えすると、地方公務員のFAX廃止については明言されていません。
ハンコ廃止もまだ普及し切っていないことを踏まえると、1年後以降だろうと予想されます。
とはいえ、地方公務員にもFAX廃止の波は必ず来ます。
その時のために、今から備えていきましょう。
地方公務員のFAX事情（実体験）
ここからは、僕が実際に体験した「地方公務員のFAXにまつわる“あるある”」を３つお伝えしたいと思います。
- FAXしましたの電話
- データを印刷してFAX
- FAX受付→手書きメモ→エクセル打ち直し
FAXしましたの電話
これはわりとあるあるですよね。
相手方にFAXが届いているかとか、担当者の手元に渡っているかを確認したいとか、
重要な書類だから他の人に見られていないかといった不安から「FAXしました」の電話をかけてしまいますよね。
しかし、メールで連絡をすれば全てが解決します。
メールならアドレスが違えばエラーで返ってきますし、
相手方が確認しているか知りたい場合は「返信ください」の一言を添えればOKです。
さらに、重要な書類であればなおさらFAXで送っている場合ではないです。
番号が間違っていたら外部に流出してしまいますし、
無事届いていたとしても、営業のFAXと一緒に処分されてしまう可能性だってあります。
重要な書類であれば、メールで送りましょう。
データを印刷してFAX
相手の業者がメールに対応していないパターンですね。
田舎の自治体だと老舗の業者が多く、
６０代〜７０代の方とやり取りをしなくてはならないので、ほとんどがこのパターンだと思います。
- 書類をデータで作成
- FAXで相手に送る
- 修正点がFAXで返ってくる
- データを修正
- 印刷してFAX
僕も田舎の役所で勤めていたので、ほとんどがこのパターンでした。
FAXでやりとりをするたびに、
「何をやっているんだ俺は。」
と、泣きそうになっていましたね。笑
これに関しては、自治体側で対処することができないのが辛いところです。
FAX受付→手書きメモ→エクセル打ち直し
イベントなどの申込み受付でのあるある。
僕が公務員だった時には、50代の会計年度任用職員の方がやっていました。
つまり、アナログ派の方がやりがちな”あるある”です。
- FAXで申込みを受け付け
- 一旦紙にメモしておく
- 締め切りが来てからまとめてデータ入力
言うまでもなく、ムダですよね。
「メールで申込み受け付けをして、エクセルで整理」でも良いのですが、
“グーグルフォーム”を使えば、集計も一度に完了します。
グーグルフォームを簡単に説明すると、申し込み用のサイトを自分で作ることができ、
「氏名・性別・年齢」など、入力してほしい項目も自分で設定することができるサービスです。
Googleアカウントがあれば無料で利用ができ、設定方法も簡単なので「パソコンが苦手…」という方でも安心です。
イベント開催の時にすごく面倒な”申込み受付・参加者集計”の二つが自動化できるので、もの凄い時短になります。
こういったツールを活用してラクしちゃいましょう！
FAX廃止に向けて今日からできること
いずれ必ず来るFAX廃止に向けて、地方公務員の方々ができることは何があるでしょうか。
僕が思うに、以下の３点です。
- 業者と最初からメールでやり取りをする
- 書類を送る際はスキャンしてPDFにして、メールで送るクセをつける
- イベントの申込みなどはグーグルフォームを活用する
特に、３．グーグルフォームの活用がオススメです。
大変なのは、最初の一歩だけ
先ほど挙げた３つの改善策。
どれも取り組むハードルはそんなに高くないですよね。
一度、仕組みを作ってしまえばあとは時間が生まれ続けます。
公務員として働く皆さんは、忙しい日々をお過ごしのことと思いますが、
こうしたわずかなことの積み重ねが、業務の効率化へと繋がります。
1日でも多く残業をなくし、1分でも早く帰宅しましょう。
公務員の働き方に疑問があるなら転職を視野に
今回は、地方公務員のFAX事情について解説してきましたが、
このブログを書いている僕自身も、
- FAX社会をはじめとする地方公務員の古い組織風土
- 仕事全体のスピード感のなさ
- やりがいのなさ
これらに嫌気がさして公務員を辞めました。
特に、「成長できない組織で時間を浪費することが怖い」というのが一番の理由でした。
この記事を読んでくださっている方は、仕事への意識が高く、上昇志向のある方だと思っています。
もし、公務員としての働き方に疑問があるなら、民間企業への転職も視野に入れてみてはどうでしょうか。
- 自分がどんな業種で働くことができるのか。
- どれくらいの年収がもらえそうなのか。
これらは転職エージェントに相談することで全てわかります。
無料で登録ができて、希望する業種の求人を見ることができる上、
あなたのための担当者が付いて、電話面談もしてくれます。（もちろん無料！）
僕も、「公務員を辞めたい！」と思って、
一番はじめに取った行動は転職エージェントへの登録でした。
自分の市場価値を知っておくだけでも、精神的安定に繋がりますよ。
僕が実際に使った転職エージェントはこちら
ちなみに公務員の市場価値については、過去の記事で解説しています。
»公務員の市場価値が低い理由【元公務員が解説します】
まとめ：地方公務員も確実にFAXが廃止になる。
今日から出来ることを。
お伝えしてきたとおり、現時点では地方公務員のFAX廃止の時期は明らかになってはいません。
しかし、確実にFAX廃止の波は来ます。
いつか来るFAX廃止のために、今日から出来ることに取り組んで、業務を効率化していきましょう。
- 業者と最初からメールでやり取りする
- 書類を送る際はスキャンしてPDFにして、メールで送るクセをつける
- イベントの申込みなどはグーグルフォームを活用する
どれか一つからでもいいので、すぐに取り組んでみてください。
このブログでは公務員が自由になるためのブログをコンセプトに、
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